Sådan holder du afdelingsmøde online

7. april 2020

 

Herunder får du den komplette guide til hvordan du laver et online afdelingsmøde. Din afdeling kan benytte denne løsning, hvis det fremgår af jeres vedtægter.

Step 1: Sådan indkalder du til afdelingsmødet

Den hurtigste måde at indkalde din afdeling til afdelingsmøde, er gennem enten mail eller via et opslag i en Facebook gruppe hvis i har sådan en. Indkaldelsen skal udsendes senest 14 dage før afholdelsen sammen med en dagsorden for afdelingsmødet. Udsend desuden et link til den platform, hvor mødet skal foregå. Se mere i step 3.

Step 2: Hvad skal dagsordenen for afdelingsmødet indeholde?

Her finder du de vejledende vedtægter for afdelingerne. Vær derfor opmærksom på, at der kan stå noget andet i jeres lokale vedtægter. Har du ikke adgang til jeres vedtægter, kan du skrive til Joachim eller Tobias, så sender de din afdelings vedtægter til dig.

Her har du et forslag til en dagsorden. Tilføj eller fjern selv punkter efter hvad der passer til din afdeling, og hvad der står i din afdelings vedtægter.

1. Velkommen v/ formanden.
2. Valg af dirigent og referent.
3. Formandens beretning.
4. Godkendelse af revideret årsregnskab v/ kasseren.
5. Indkomne forslag
6. Valg
A. Valg af kassere for 2 år
B. Valg af XX bestyrelsesmedlemmer for 2 år
C. Valg af XX suppleant for 1 år
D. Valg af 1 revisor for 2 år
E. Valg af 1 revisorsuppleant for 1 år
F.  Valg af 2 delegerede til landsmødet
G.  Valg af Medarbejderrepræsentant
H. Valg af Børne- og Ungdomsrepræsentant
7. Fastsættelse af medlemskontingent
8. Fremtidens arbejde v/ formanden.
9. Eventuelt

De fleste afdelinger har en hjemmeside, hvor i med fordel kan indsætte dagsordenen, så alle kan finde den når mødet starter. Hvis din afdeling har en Facebook gruppe, kan du også indsætte dagsordenen der.

Step 3: Valg af platform til afholdelse af afdelingsmødet

Der findes mange måder at gennemføre et online møde på. Herunder kan du se nogle af dem – alle metoder er gratis.

  • Facebook: Hvis i vælger Facebook som platform, har i to muligheder. Den ene er at samle alle tilmeldte medlemmer til afdelingsmødet i en gruppechat. Når det er gjort, kan man ringe til hele gruppechatten. Du kan også vælge at lave et opslag på din afdelings Facebook side eller Facebook gruppe, hvor du sender Live fra. På den måde kan deltagerne kun sige noget, hvis de skriver i kommentarfeltet.
  • Microsoft Teams: Det er Microsoft’s platform til at tale sammen. Mindst 1 deltager skal have programmet Microsoft Teams. Her kan personen oprette et møde, og lave et link til mødet som sendes til alle deltagere. Her er det også muligt at dele dokumenter undervejs.
  • Zoom: Her oprettet man links til møderum, som kan udsendes sammen med mødeindkaldelsen. Zoom kræver ikke et login.
  • Skype: Hvis i vælger skype, skal alle deltagere have en skype konto for at være med.

Step 4: Hold et testmøde

Hvis dine medlemmer ikke er vant til at holde online møder, er det en god ide at lave 1-2 testmøder, hvor medlemmerne kan prøve det system du har valgt. Der skal altid være en vært eller en teknisk ansvarlig, som medlemmerne kan tage fat i, så i sikre at medlemmernes adgang og mikrofon som minimum virker.

Step 5: Afholdelse af afdelingsmødet

Når din afdeling skal holde afholde afdelingsmøde, så bed deltagerne om at møde op 15 minutter før, så teknikken virker når mødet går i gang. Det er en god ide at aftale et sæt møderegler, så alle kan komme til orde. Et forslag er at alle trykker “mute” (lydløs mikrofon) når de ikke taler. Når man så trykker “un-mute”, betyder det man vil have ordet. Alt efter hvilken platform i vælger, er der normalt et chat/kommentarfelt. Her kan man skrive “kø” eller “kommentar”, så ved mødelederen at man vil have ordet. Det er vigtigt at mødelederen altid siger personens navn når det er personens tur til at sige noget, så ingen er i tvivl om tale rækkefølge.

Igennem Microsoft Teams og Skype, er det muligt at dele dokumenter undervejs. Det betyder at alle kan se dokumenterne på skærmen. Uanset om man vælger den løsning, eller om alle deltagere har dokumenterne enten på mail eller på en hjemmeside, så er det vigtigt at mødelederen er tydelig omkring hvor i dokumenterne mødet er.

Step 6: Opsamling på afdelingsmødet

Efter afdelingsmødet udsendes referat til alle medlemmer. Det er desuden en god ide at bede om feedback, så i får erfaringer med onlinemøder, hvis det bliver nødvendigt en anden gang.

Efter afdelingsmødet skal årsberetningen, det godkendte regnskab og referatet af afdelingsmødet, sendes til arkiv@dui.dk. Det er mailen til afdelingsarkivet.

Få hjælp og sparring

Tobias sidder klar til at hjælpe med valg af platform eller andre spørgsmål omkring afholdelse af afdelingsmøde online. Det kan både være telefonisk eller skriftlig hjælp, men Tobias kan også undervise på din egen skærm via TeamViewer.